A prestação de contas é um instrumento de transparência que demonstra como as organizações do terceiro setor estão realizando parcerias, atendendo as rotinas fiscais e dando destino às doações recebidas. Existe a prestação de contas interna (para associados e dirigentes); a das doações (para doadores e patrocinadores); e das parcerias, que geralmente possuem regras estipuladas em dispositivos legais. A inconsistência de dados pode significar a quebra de confiança e até o fim de uma organização a médio prazo.
Para tornar essa prestação de contas mais simples, trazemos algumas de como fazer uma boa prestação de contas.
Certidões
Quando se fala de certidões, na maioria das vezes está se tratando das certidões negativas de débitos fiscais junto à Receita Federal, Previdência Social, FGTS, Justiça do Trabalho, Estado e Município. Essa comprovação da inexistência de dívidas fiscais e trabalhistas é importante tanto para as empresas comerciais quanto para as organizações do terceiro setor.
Demonstrações contábeis
São os relatórios que demonstram a situação financeira e patrimonial de organizações e empresas. Esses documentos devem ser elaborados para demonstrar as movimentações financeiras, o fluxo de caixa e a situação financeira de forma clara. Os documentos contábeis são: Balanço Patrimonial (BP), Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), Demonstrativo de Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC) e Notas Explicativas (NE).
Estatuto
É o documento que norteia a atuação da entidade. Nele é definido nome, localização, objetivo e estrutura administrativa adotada. Após definido e aprovado em assembleia pela organização, o Estatuto deve ser registrado em cartório.
Inventário Patrimonial
É um documento onde deve constar detalhadamente todos os bens móveis e imóveis da instituição tais como suas características, localização, data, forma e valor de aquisição. Deve haver o cruzamento das informações constantes no inventário com o registro patrimonial na contabilidade.
Parecer do Conselho Fiscal
Os membros responsáveis pela fiscalização administrativa da entidade devem, juntos, analisar os demonstrativos financeiros e opinar sobre os dados neles contidos. Após análise, o Conselho Fiscal emite um parecer sobre os dados, podendo ser favorável ou desfavorável.
Relatórios de Atividades
Para cada ação, atividade ou projeto desenvolvido, a organização deve redigir relatórios que:
1) expliquem a missão, os objetivos e o público-alvo da ação, sempre em consonância com o Estatuto;
2) detalhem a origem dos recursos que financiaram a atividade; e
3) informem os resultados alcançados. Esses relatórios devem ser divulgados publicamente e estar disponíveis aos associados, financiadores, beneficiários e a população geral.
Segundo Cazumbá, em se tratando de parcerias com recursos públicos, este documento se chama Relatório do Cumprimento do Objeto e nele devem ser observadas as exigências legais para a sua elaboração e prazo para apresentação.
Planejamento para a prestação de contas
Em virtude do volume e a periodicidade de atualização necessárias para o levantamento das informações necessárias para uma prestação de contas consistente, é fundamental que a instituição estabeleça e siga um processo de elaboração, renovação ou aquisição dos documentos em questão.
Também para a eficiência e maior facilidade na execução dos processos, é recomendado planejar um bom orçamento. Baseando-se em resultados de anos anteriores, estabeleça um teto de custo para cada área, incluindo salários e ações pontuais.
O processo de planejamento e orçamentação de receitas e despesas é fundamental para a elaboração de planos de trabalhos para a execução, controle e prestação de contas de projetos e atividades.
Por fim, reavalie sempre. Tendo em vista o orçamento anual, é de suma importância acompanhar semanalmente a evolução de fluxo de caixa e criar registros que facilitem essa demonstração ao final de cada período.
