Qualquer pessoa jurídica, tanto a privada quanto a pública ou uma OSC, deve respeitar o princípio da transparência em todas as suas ações. Quando se trata de uma Organização da Sociedade Civil, essa prática é ainda mais relevante, visto que elas só conseguem operar mediante as doações governamentais, de empresas privadas e pessoas físicas.
Portanto, caso uma OSC não consiga fazer uma prestação de contas adequada, as consequências podem ser graves, com impactos sérios na confiança entre a instituição e seus mantenedores. Os maiores prejudicados são os próprios membros da sociedade, que deixarão de receber serviços, muitas vezes, essenciais para diversas famílias.
Agora que esclarecemos a importância da prestação de contas no terceiro setor, o próximo passo é mostrar a parte prática, explicando como essa tarefa deve ser feita.
Como fazer a prestação de contas no 3º setor?
O foco da prestação de contas no 3º setor deve ser sempre a transparência. Para isso, é preciso ter processos eficientes e seguros. Assim, a OSC não correrá o risco de arcar com possíveis prejuízos ao ter que resolver problemas por conta de procedimentos confusos. Veja algumas boas práticas essenciais para evitar que isso aconteça!
1. Faça um bom orçamento
A partir do momento que uma OSC capta recursos para suas atividades, ela precisa despender esse dinheiro de acordo com as restrições impostas. Ou seja, existem limites nos valores a serem gastos com pessoal, mão de obra, material de escritório, equipamentos, entre outras despesas.
Mesmo as empresas do terceiro setor que fazem seu orçamento com base em recursos originados por meio de doações de empresas privadas e pessoas físicas, também precisam se preocupar com a elaboração de um orçamento adequado e organizado, a fim de que seja possível fazer a prestação de contas a esse público de mantenedores e doadores.
2. Separe as contas por Centro de Custos
Essa é uma ferramenta de gestão bastante eficaz para o agrupamento de receitas e despesas, de modo a proporcionar uma análise mais efetiva da operação do negócio. A divisão por Centro de Custos é a melhor forma de separar as entradas e saídas de caixa por atividade ou por projeto.
A partir do momento que o gestor está administrando um dinheiro que veio de doações, ele precisa ter uma organização e gerenciamento impecáveis, e é justamente esse o papel do Centro de Custo: ajudar a identificar cada transação realizada para determinado projeto, dentro de uma determinada ação social.
Portanto, separar contas por Centro de Custos é imprescindível para a prestação de contas no terceiro setor. Assim, será possível identificar cada real gasto em cada projeto. Isso porque o dinheiro pode ser um só, mas a sua distribuição é multiforme. Ao implantar essa boa prática, uma OSC consegue informar ao doador para qual projeto os seus recursos foram destinados.
3. Controle o valor realizado com o orçamento periodicamente
Recomenda-se que uma instituição do terceiro setor projete seu orçamento para 12 meses, contemplando o ano fiscal de janeiro a dezembro, sendo que o estudo analítico dos resultados precisam ser feitos a cada mês.
O acompanhamento das contas deve ser comparado ao orçamento semanalmente, evitando o descontrole das despesas. Isso é fundamental para que a administração fiscalize se o orçamento elaborado está sendo implantado corretamente.
Outra questão muito importante ressaltada é a agilidade das informações. Muitas organizações do terceiro setor costumam registrar um pagamento de despesa somente depois que ele foi efetivado. Essa é uma cultura que gera desorganização e precisa mudar, de modo que a contabilização e o registro de informações ocorra imediatamente.
Por exemplo, quando uma nota fiscal é emitida, as informações a respeito da prestação do serviço e da compra já devem ser registradas e provisionadas. Isso evita o desperdício de tempo e também minimiza-se possíveis erros para registrar uma despesa que já aconteceu.
4. Deixe o mantenedor sempre informado dos gastos e resultados obtidos
Voltamos ao ponto chave da prestação de contas no terceiro setor: a transparência. Ao manter seus mantenedores sempre informados a respeito das despesas e dos resultados obtidos na OSC, eles serão motivados para continuar doando recursos. Além disso, com uma prestação de contas transparente, a OSC também terá capacidade para atingir um número maior de mantenedores e doadores para aderir à sua causa.
Para produzir relatórios adequados, é preciso considerar seu escopo de atuação e sua missão. Isto é, qual é o seu propósito, de acordo com o seu Estatuto. Um relatório precisa detalhar de onde vêm os recursos que viabilizam as atividades da organização, a infraestrutura utilizada para o desenvolvimento das suas atividades e as ações implantadas, bem como o público-alvo atingido.
Existem várias formas de informar os mantenedores a respeito das finanças de uma instituição do terceiro setor, como folders informativos, murais ou uma página na internet.
5. Use um bom sistema de gestão
A tecnologia é um ponto central para a prestação de contas no terceiro setor, pois grande parte das instituições ainda não têm um processo de pagamento e gestão financeira organizado. Organizar o planejamento financeiro acaba sendo um grande desafio para seus administradores.
Um bom sistema de gestão oferece agilidade para o registro de todas as informações pertinentes às transações financeiras, como autorizações para compras, pagamentos e o acompanhamento do orçamento mensal ou semanal.
Esse tipo de software automatiza o preenchimento de dados referentes à prestação de contas, para que as empresas tenham um resultado mais rápido e sem duplicidade de trabalho.
Afinal, quando você utiliza uma planilha Excel para depois passar esses números para outro lugar, como um site, o trabalho está sendo feito duas vezes. Por outro lado, a partir do momento que tudo é registrado em um único lugar, é possível obter diversos resultados a partir de uma única informação.
A tarefa de prestação de contas no terceiro setor só consegue ter agilidade, eficiência e transparência a partir do momento que ela conta com um sistema que reúne os dados necessários para emissão de relatórios em poucos cliques. Isso auxilia a gestão diária da OSC, permitindo um melhor controle gerencial como um todo.
